1.- FE PÚBLICA JUDICIAL
2.- ORDENACIÓN DEL PROCESO
3.- JEFATURA DE LA SECRETARIA
4.- AMPLIACION DE LAS FUNCIONES

5.-Real Decreto 1608/2005, de 30 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento Orgánico del Cuerpo de Secretarios Judiciales.

6) enlace al derogado REGLAMENTO ORGÁNICO DE 29 DE ABRIL DE 1.988, DEL CUERPO DE SECRETARIOS JUDICIALES

        El Secretario Judicial, como miembro del órgano jurisdiccional, forma parte integrante de la jurisdicción o, lo que es igual, de los Juzgados y Tribunales a quienes se atribuye la potestad jurisdiccional en el artículo 117.3 de la Constitución. La potestad jurisdiccional consiste en juzgar y hacer ejecutar lo juzgado, pero para juzgar rectamente es necesario, como paso previo, dotar de seguridad jurídica y ordenar adecuadamente los actos procesales que conforman el juicio debido a que todos tienen derecho, de acuerdo a lo dispuesto en el artículo 24.2, para que no se produzca la indefensión proscrita en el art.24.1.

    En efecto, la potestad jurisdiccional se compone en las facultades de decisión,documentación, ordenación y ejecución. De ellas la decisoria (iuris dicere) se atribuye a los jueces y magistrados ( art. 117.1 ) y la documentadora (fe pública judicial) a los Secretarios de los Juzgados y Tribunales (art. 281 LOPJ), siendo las otras dos funciones (ordenación y ejecución) compartidas. La función de ordenación se verifica en el proceso actual mediante el impulso procesal: diligencias de ordenación, propuestas de providencia, providencias, autos y sentencias. Ello es válido igualmente para la fase de ejecución procesal y todos sus incidentes, donde el elemento decisor del órgano judicial supervisa la ejecución (hace ejecutar lo juzgado), pudiendo ser asumidos los actos procesales de ejecución por el Secretario Judicial, sin quiebra alguna de principios constitucionales.

    La Ley Orgánica 6/1985, de 1 de julio del Poder Judicial, que desarrolla los principios y mandatos contenidos en el Título VI de la Constitución, referido al Poder Judicial, regula dentro de su Libro III rotulado "Del régimen de los Juzgados y Tribunales", en su Título IV, la Fe Pública Judicial y la Documentación.

 

LA FE PUBLICA JUDICIAL

1.- FUNDAMENTO:

La fe pública judicial es la potestad del Estado que tiene por finalidad dotar de seguridad jurídica a los actos procesales (dimanantes del órgano judicial o producidos por las partes del proceso o quienes tengan interés legítimo ),en cuya virtud se establece la presunción de veracidad de aquellas actuaciones autorizadas por el Secretario Judicial, que puede ser destruida mediante prueba en contrario.

El principio o valor de seguridad jurídica que la Constitución propugna en su Título Preliminar (art. 9 CE), es el fundamento del principio de legalidad y de la responsabilidad y proscripción de la arbitrariedad de los poderes públicos, constituyendo un pilar imprescindible a fin de garantizar el orden político y la paz social, necesarios para tutelar la dignidad de la persona y el desarrollo de los derechos inviolables que le son inherentes (art. 10 CE).

El logro de la seguridad jurídica o certeza del derecho está en relación de medio a fin con la cosa juzgada, de manera que ambas ser encuentran indisolublemente unidas. La finalización de la controversia procesal mediante resolución firme solo será posible si el camino que lleva a la pacificación del conflicto suscitado, goza a su vez de la presunción de verdad de lo acontecido, de tal modo que si los actos procesales pudieran ser permanentemente cuestionados se incumpliría el principio de seguridad jurídica que, como vertebrador de la juridicidad estatal, proclama el artículo 9.3 de la Constitución.

A su vez los Secretarios Judiciales, como detentadores de tal potestad pública, se hallan sometidos en primer término a la Constitución y al resto del ordenamiento jurídico ( art. 9.1 CE).

La atribución con carácter exclusivo de la fe pública judicial al Secretario del Juzgado o Tribunal se encuentra recogida en el artículo 281 de la LOPJ, siendo "el único funcionario competente para dar fe con plenitud de efectos de las actuaciones judiciales. La plenitud de la fe pública en los actos en que la ejerza el Secretario no precisa la intervención adicional de testigos.

En el ejercicio de su potestad fedataria los Secretarios Judiciales tienen autonomía e independencia (art. 1.2 del Reglamento Orgánico de 29 de abril de 1988, del Cuerpo de Secretarios Judiciales) y ostentan el carácter de autoridad (art. 281.1 LOPJ), de modo que la función de dotar de seguridad jurídica a los actos procesales, se encuentra separada de la función decisoria y de la función postulante.

El reverso del ejercicio de tales funciones con carácter autónomo e independiente lo constituye la responsabilidad jurídicamente exigible. El Secretario Judicial que incumpliera sus deberes legales como fedatario público, podría incurrir en responsabilidad civil o penal, según la intensidad del quebrantamiento del deber de probidad que requiere el ejercicio de la potestad que se le confia.

Sin perjuicio de lo anterior, cuando el Secretario Judicial no pueda ejercer por si mismo la fe pública judicial, el artículo 282 de la LOPJ, le permite "habilitar a uno o más Oficiales para que autoricen las actas que hayan de realizarse a presencia judicial, así como las diligencias de constancia y de comunicación". "Las habilitaciones podrán conferirse para la actuación concreta o por plazo determinado. La habilitación para diligencias de constancia de actos de entrada y registro, lanzamientos, embargos y demás actos de ejecución deberá otorgarse individualmente para cada actuación concreta. El Oficial habilitado se atendrá en su práctica a las instrucciones del Secretario habilitante (art. 9.2. a y b, del ROCSJ).

 

2.- DOCUMENTACIÓN :

La fe pública judicial se plasma en documentos, instrumentos o soportes materiales, en los que se deja constancia de la autenticidad e integridad de lo acontecido, emitido o recibido en el Juzgado o Tribunal, de tal modo que la fe pública judicial no podría ejercerse sin la facultad de documentación que se atribuye, también con el carácter de autoridad, por el artículo 281 de la LOPJ, al Secretario Judicial.

El Fedatario del órgano judicial no documenta tan solo actos de parte o de aquellos que ostenten interés legítimo, sino también actos procesales del Juez o Magistrado, autorizándolos con su firma.  Esta intervención no tiene carácter de supervisión o "legalización visada" en cuanto a la corrección de la aplicación que del Derecho se haga en la resolución que se autentifica, pero si dota de legalidad formal a las providencias, autos y sentencias en cuanto otorga la seguridad jurídica atinente a su autoría, lugar, fecha e integridad de su contenido, dotando a la resolución de la certeza necesaria para dejar instituido, sin lugar a dudas, cual es la declaración de voluntad del Juez o Magistrado en el ejercicio de sus funciones jurisdiccionales, en un lugar y fecha determinados.

Siendo este el sentido de la autentificación de la resolución del Juez o Magistrado, es más sencillo y acorde al ordenamiento jurídico que el Secretario Judicial autorice con su firma, no solo las providencias (art. 284.1 LOPJ), sino también los autos, debiendo reputarse una omisión la ausencia de mención a la firma de aquellos por el Secretario Judicial, en el art. 284.2 LOPJ.

En el artículo 279 de la LOPJ, se disponen las fonnas que adoptará la documentación de las actuaciones procesales, bajo la fe pública del Secretario Judicial: actas, diligencias y notas.

 

2.1.- Actas:

Las actas tienen por objeto dejar constancia de la realización de un acto procesal o de un hecho con trascendencia procesal (art. 280.1 LOPJ). Se extienden para dejar constancia de intervenciones de parte, acreditando como se produjeron, las peticiones, manifestaciones y, en su caso, la resolución del Juez o Magistrado.

La vigente LEC dispone que se recogerá en acta, con la necesaria extensión y detalle, todo lo actuado, salvo que se trate de actuaciones que hayan de registrarse en soporte apto para la grabación y reproducción, en cuyo caso el acta se limitará a consignar, el tiempo, lugar, las peticiones y propuestas de las partes y las resoluciones del Tribunal, así como las circunstancias e incidencias que no pudieran constar en aquel soporte ( art. 146).

Las actuaciones orales, vistas y comparecencias, deberán registrarse en los indicados soportes aptos para la grabar y reproducir el sonido y la imagen o, sin no fuere posible, solo el sonido, y, si el Tribunal lo considera oportuno, se unirá a los autos una transcripción escrita.

Cuando tales medios de registro no puedan utilizarse la vista se documentará por medio de acta realizada por el Secretario ( art. 187).

El acta de las actuaciones orales es la modalidad de documentación más relevante y donde la fe pública judicial despliega toda su virtualidad, pues en ella se plasma la prueba que se vaya practicando en el proceso, encaminada a demostrar los hechos alegados por las partes o, en la jurisdicción penal, averiguados de oficio por el Tribunal, ya que a través de aquella quedará patente lo sucedido, no solo para los interesados, sino también para el propio órgano judicial y, sobre todo, a los efectos de valoración ulterior en sede de apelación, casación o jurisdicción constitucional.

 

2.2.- Diligencias:

Las diligencias de constancia permiten documentar hechos o actos en que no hay intervención ajena a la del Secretario Judicial o en que la intervención de terceros es más limitada, reduciéndose a acreditar, sobre todo, la presentación de escritos, en cuyo caso se expresará el día y hora, siempre que esté sujeta a plazo perentorio, dando entonces recibo expresando la fecha y hora de presentación (art. 283 LOPJ).

La diligencia de reparto produce el efecto de habilitar el curso del asunto correspondiente en el órgano judicial al que por turno ha correspondido, en cuanto acredita que éste ha sido asignado de acuerdo a las normas de reparto legalmente aprobadas. Su ausencia determinará una resolución inadmisoria del Tribunal (art. 68.2 de la LEC).

En otras ocasiones se deja constancia por diligencia del transcurso de un plazo, de una comparecencia o incomparecencia, de un acto de ejecución, de un embargo u otros semejantes.

Estas diligencias determinarán, formulando a continuación la resolución procedente, el efecto preclusivo o de impulso que corresponda.

En la jurisdicción civil se debe dejar constancia de la presentación de escritos por el Secretario personalmente o por un sistema de registro de entrada de cuyo funcionamiento será responsable (art. 145). Además, cuando la presentación de un escrito esté sujeta a plazo perentorio, debe dejarse constancia del día y hora, dando recibo de la indicada presentación (art. 135). La LEC 112000 regula también la presentación de escritos por medios técnicos, en el art.135.5, de forma tal que esté garantizada la autenticidad de la comunicación y quede constancia fehaciente de la remisión y recepción íntegras y de la fecha en que se hicieron. Con la salvedad de que a efectos probatorios y del cumplimiento de los requisitos legales, sea exigible disponer de documentos originales o de copias fehacientes, que habrán de hacerse llegar dentro de los tres días siguientes.

2.3.- Notas:

Las notas pueden ser de referencia, de resumen de autos o de examen del trámite ( art. 280.3 LOPJ). Las primeras se utilizan para referir o enlazar unas actuaciones que se encuentren en conexión con otras. Las notas de resumen de autos reflejan una síntesis de lo actuado y generalmente se extienden antes de adoptar una resolución o de una vista (p. ej: la regulada en el art. 185 de la LEC o relación sucinta de los antecedentes al inicio de la vista). Las notas de examen del trámite constatan si se han cumplido los trámites procesales antes de resolver sobre una incidencia, p. ej: acumulación de autos o recurso de nulidad.

 

3.- COMUNICACION y COOPERACION JUDICIAL

Como garantía de veracidad de las comunicaciones procesales con las partes, terceros con interés legítimo y otros órganos jurisdiccionales, se encomienda a los Secretarios Judiciales la acreditación fehaciente de la autenticidad de la comunicación, de su contenido, de la remisión y recepción íntegras y del momento en que se hicieron. Ello es así como consecuencia de la ostentación por el Secretario Judicial de la fe pública judicial.

En efecto, el art. 279 de la LOPJ prescribe que corresponde a los Secretarios la práctica de las notificaciones y demás actos de comunicación y de cooperación judicial en la forma que determinen las leyes, ubicándose el referido artículo dentro del Capítulo I (De las funciones atribuidas a los Secretarios), del Título IV (De la fe pública judicial y de la documentación), del Libro III (Del régimen de los Juzgados y Tribunales).

3.1 Comunicaciones:

Las notificaciones se regulan en el Capítulo VIl, del Título II, rotulado "De las actuaciones judiciales", del indicado Libro III, donde se dispone que las resoluciones judiciales se notificarán a todos los que sean parte en el pleito o causa, y también a quienes se refieran o puedan parar perjuicios, cuando así se disponga expresamente en aquellas resoluciones, de conformidad con la Ley (art. 270 LOPJ).

Las leyes procesales establecen cuando las comunicaciones deben ser personales, p. ej :  la que notifique el auto de procesamiento, la adopción de medidas cautelares, la citación a juicio oral, la sentencia (LECR). Lo habitual, sin embargo, es que se verifiquen por mediación de la representación procesal a cargo del Procurador. La LOPJ, en su art. 271, habilita con carácter general la práctica de las notificaciones por correo, telégrafo o cualquier otro medio técnico que permita su constancia y la de las circunstancias esenciales de la misma según determinen las leyes procesales. El Secretario Judicial es responsable del servicio de notificaciones, que se realizarán por él mismo o por el funcionario que designe, según el art. 152 de la LEC.

La vigente LEC dispone también la notificación a la representación procesal, cuando la parte esté personada (art. 153), en la sede del Tribunal o en el servicio común de recepción organizado por el Colegio de Procuradores (art. 154).

Las copias de los escritos y documentos se deben trasladar a la parte contraria, con carácter previo a la presentación de los escritos, por el Procurador entregándolas en el servicio de recepción de notificaciones donde un Secretario Judicial u oficial designado recibirá las copias, las fechará, sellará y entregará al encargado del servicio, dando justificante del traslado al Procurador para que lo acompañe con los escritos y documentos que presentará al Tribunal.

Lo anterior no será aplicable cuando se trate del traslado de la demanda o escrito que pueda originar la primera comparecencia enjuicio (art. 276).

Cuando la parte aún no esté personada se realizará la comunicación por correo certificado con acuse de recibo (art. 160) y, cuando no pueda acreditarse que el destinatario la ha recibido (art. 158), se realizará la entrega de la copia de la resolución o cédula personalmente al destinatario o, en su defecto, a las personas prevista en el art. 161. Si reside fuera del partido judicial se utilizará el "auxilio judicial" (art. 165).

En los casos en que no pueda averiguarse el domicilio del demandado, a afectos de su personación, la comunicación se llevará a cabo mediante edictos (art. 156 y 164) y el Tribunal lo comunicará al Registro central de rebeldes civiles, con sede en el Ministerio de Justicia ( art.157). La publicación en periódicos o boletines solo ser hará a instancia de parte.

El artículo 162 habilita y especifica la verificación de comunicaciones, envío y recepción de escritos y documentos por medios electrónicos, telemáticos, infotelecomunicaciones, o de otra clase semejante, siempre que el órgano judicial y las partes o destinatarios dispongan de estos medios y pueda garantizarse la autenticidad de la comunicación y de su contenido y la constancia fehaciente de la remisión y recepción íntegras y del momento en que se hicieron, con el acuse de recibo procedente.

Para ello las partes y los profesionales comunicarán al Tribunal la disposición de estos medios y el Ministerio de Justicia constituirá un Registro, accesible electrónicamente, de los indicados medios y las direcciones correspondientes a los organismos públicos.

Sin embargo, deberán efectuarse la comunicaciones o remisiones de escritos o documentos por la vía procesal ordinaria, cuando la autenticidad de las resoluciones, documentos, dictámenes o informes solo pueda ser reconocida o verificada mediante su examen directo o por otros procedimientos.

Los actos de comunicación serán nulos si no se ajustan a las prescripciones legales y causan indefensión, debiendo la parte interesada denunciar la nulidad en el primer acto o comparecencia, pues de lo contrario se le dará por enterado, quedando sanado y surtiendo efectos desde entonces (art. 166).

Los oficios y mandamientos se remitirán directamente por el Tribunal a la autoridad y funcionario a que vayan dirigidos, pudiendo utilizarse los medios telemáticos. Si la parte quiere diligenciar personalmente los despachos, deberá satisfacer los gastos que requieran su cumplimiento (art. 167).

Los funcionarios y profesionales que incurran en dolo, negligencia, dilaciones indebidas y morosidad, incurrirán en responsabilidad disciplinaria y responderán por los daños y perjuicios causadas ( art. 168).

 

3.2 Cooperación judicial:

Corresponde también a los Secretarios Judiciales la práctica de los actos de cooperación judicial en la forma que determinen las leyes, a tenor del art. 279.3 (Libro III, Título IV, Capítulo I) de la LOPJ. Ello resulta claro cuando se trate de actos de comunicación. Tratándose de actos de prueba, la resolución sobre su práctica incumbe al Juez o Magistrado, atribuyéndose al Secretario la función de cursar los despachos necesarios para su práctica, que incluirán las peticiones de auxilio judicial.

Los órganos judiciales recurrirán al auxilio judicial cuando deban practicar una diligencia fuera del partido judicial o ésta fuera de específica competencia de otro Juzgado o Tribunal. La petición se efectuará directamente sin dar lugar a traslados o reproducciones por órganos intermedios, salvo que se trate de cooperación internacional, en cuyo caso se cursará, por conducto del Presidente del Tribunal Supremo, del Tribunal Superior de Justicia o de la Audiencia, al Ministerio de Justicia, que la hará llegar a las Autoridades competentes del Estado requerido.

Los Jueces podrán realizar cualquier diligencia de instrucción penal, sin recurrir al auxilio judicial, cuando el lugar se hallare próximo y resultare conveniente, dando noticia al Juez competente.

La cooperación jurídica internacional quedará vinculada a lo dispuesto en los Tratados y Convenios internacionales y, en su defecto, al principio de reciprocidad, cuya existencia deberá determinarla el Gobierno, a través del Ministerio de Justicia (arts. 273 a 278 LOPJ).

La LEC 1/2000, regula el auxilio judicial en los arts. 169 a 177, disponiendo su procedencia cuando deban realizarse actuaciones fuera de la circunscripción del Tribunal que conozca del asunto. También podrá pedirse el auxilio judicial para actuaciones que hayan de practicarse fuera del término municipal, pero dentro del partido judicial.

Sin embargo, cuando se practique la prueba de confesión, testifical o pericial, se realizará en la sede del órgano judicial, aunque el domicilio se encuentre fuera de la circunscripción, salvo excepciones que se concretan en la distancia, dificultad de desplazamiento o razones personales o análogas que imposibiliten o conviertan en muy gravosa la comparecencia.

El órgano judicial al que corresponde prestar auxilio será el Juzgado de Primera Instancia del lugar donde deba practicarse la actuación, salvo que se trate de una comunicación y en dicho lugar tuviera su sede un Juzgado de Paz, en cuyo caso corresponderá a este.

Los exhortos se remitirán directamente, pero la parte podrá interesar su entrega para ocuparse de diligenciarlo bajo su responsabilidad.

En los exhortos se expresará el plazo dentro del que deberán practicarse las actuaciones, pudiendo el Tribunal exhortante, en su caso, recordar al exhortado la urgencia del cumplimiento y, si la situación persistiere, poner los hechos en conocimiento de la Sala de Gobierno. El litigante moroso en la entrega o devolución de un exhorto, de cuyo diligenciamiento se hubiera responsabilizado, podrá ser corregido con multa de 5.000 ptas. por día de retraso.

 

3.3. Información, Testimonios y Certificaciones:

 

También implica proyección de la fe pública judicial la expedición de testimonios y certificaciones. El testimonio es la transcripción autenticada de uno o varios actos procesales documentados o de documentos incorporados al proceso por su original. La certificación es el documento redactado por el Secretario Judicial en que se constata la existencia o inexistencia de un hecho, acto o circunstancia con trascendencia procesal.

Los testimonios y las certificaciones son parte de los medios a través de los se canaliza la publicidad de las actuaciones judiciales. residenciándose en el Secretario Judicial la función de información, una vez que el proceso ya ha finalizado, previo ejercicio por los particulares de su derecho de acceso al proceso. Así se dispone en los artículos 234 y 235 de la LOPJ (información a los interesados y acceso a las actuaciones judiciales ya los libros, archivos y registros, no secretos o reservados; 265 y 266 del mismo Cuerpo Legal ( custodia del libro de sentencias); 287 y 473.3 LOPJ (llevanza de libros, archivo y conservación de actuaciones y guarda y depósito de documentación, archivo y conservación de bienes u objetos).

Cuando el proceso se encuentra pendiente, la publicidad de las actuaciones judiciales corresponde a los Jueces y Magistrados, en cuanto forma parte de la potestad decisoria de la jurisdicción. Así lo indica la Exposición de motivos del Reglamento del Consejo 5/95. La decisión del Secretario revestirá forma de diligencia de ordenación y será revisable ante el Juez o Ponente de oficio o a instancia de parte (art.289 LOPJ). Contra la resolución del Juez o Magistrado, que convalide la anterior o que se adopte inicialmente, cabrá interponer el recurso procesal correspondiente: Ver Sentencia de la Sala III del Tribunal Supremo de 1 de diciembre de 1998.

En cambio cuando el proceso se encuentre ya concluido, la resolución sobre la publicidad de las actuaciones judiciales (por exhibición, testimonio o certificación) corresponde al Secretario Judicial quien valorará, teniendo en cuenta el interés aducido y los derechos fundamentales en juego, si procede que el interesado acceda a los documentos judiciales, debiendo presentar la petición en la Secretaría del órgano judicial, motivándose la causa de la solicitud, que será resuelta en el plazo de dos días por acuerdo gubernativo impugnable mediante los recursos establecidos en el Reglamento n 4/95, de 7 de junio (art. 4 del RAA).

Complementaria con la anterior función de información y como manifestación también de la fe pública judicial, se atribuye al Secretario Judicial la función de guarda y depósito de la documentación, su archivo, y la conservación de los bienes y objetos afectos a los expedientes judiciales, así como la responsabilidad del debido depósito, en las instituciones legales, de cuantas cantidades y valores, consignaciones y fianzas se produzcan (art. 473.3 LOPJ).

En coherencia con la disposición anterior, el art. 279.2 de la LEC prescribe que no se entregarán a las partes los autos originales, sin perjuicio de que puedan obtener, a su costa, copias de algún escrito o documento.

 

3.4.- Autorización del poder para pleitos:

Con idéntico fundamento en la fe pública judicial, el Secretario Judicial del Juzgado o Tribunal que haya de conocer del asunto verifica la comparecencia "apud acta" prevenida en el artículo 281.3 de la LOPJ, encaminada a otorgar la representación procesal al Procurador que intervendrá en el litigio como mandatario de quien tenga interés legítimo.

La intervención del Secretario Judicial en el apoderamiento procesal encaja perfectamente con la potestad de fedatario judicial que se le atribuye, toda vez que la Ley del Notariado de 28 de mayo de 1862 escindió las funciones fedatarias, asignando a los Notarios la fe pública en los contratos y demás actos extra judiciales ya los Secretarios Judiciales la fe pública procesal, que hasta entonces habían sido ejercidas por un único cuerpo de "Escribanos".

Teniendo el poder para pleitos una finalidad estrictamente procesal es lógico que el legislador optara por la autorización del poder procesal a cargo del Secretario Judicial.

 

II. ORDENACIÓN DEL PROCESO

1.- RESOLUCIONES PROCESALES

 

Dentro del Libro III de la LOPJ, nominado "Del régimen del los Juzgados y Tribunales", y de su Título 111: "De las actuaciones judiciales", se regulan las resoluciones judiciales en el Capítulo IV, donde se dispone que los Secretarios Judiciales formularán propuesta de resolución en los casos en que la ley lo prescriba ( art. 246). En el Capítulo II "Del impulso procesal", prescibre la LOPJ que el órgano judicial dará de oficio al proceso el curso que corresponda, dictando al efecto los proveidos necesarios (art. 237).

Finalmente, dentro del Capítulo III del Título IV, arts. 288 a 291, se atribuye a los Secretarios Judiciales el impulso formal del procedimiento en sus distintos trámites de conformidad a las leyes procesales, por medio de las diligencias de ordenación. También corresponde al Secretario Judicial la ordenación material del proceso, dictando las propuestas de providencia o de auto, incluidos los autos definitivos en la jurisdicción voluntaria, salvo los revisorios de las diligencias de ordenación, decisorios de cuestiones incidentales o resolutorios de recursos, de procesamiento o limitativos de derechos.

Las propuestas de resolución (autos y sentencias) deben ser "conformadas" por el Juez o Magistrado, previo examen de su procedencia formal y sustantiva, y las diligencias de ordenación pueden ser revisadas de oficio, debiendo supervisar el impulso y ordenación procesal que inicialmente diera el Secretario Judicial.

Esta actividad revisora oficial del Juez o Magistrado ha producido algunas confusiones y disfunciones, no siendo generalmente aceptada por los Secretarios Judiciales, al considerar desaprovechada su preparación técnica suficientemente acreditada, sobre todo, en materia procesal, provocando no pocas inseguridades e insatisfacciones.

El Colegio Nacional de Secretarios Judiciales, en la línea apuntada por el Libro Blanco de la Justicia elaborado por el Consejo General del Poder Judicial, propuso como solución, en el marco de las funciones procesales de los Secretarios, la adopción autónoma de resoluciones sin perjuicio de una eventual revisión por el Juez o Magistrado en caso de impugnación.

En el orden jurisdicción civil, sin embargo, la LEC 1/2000 suprime las propuestas de resolución y especifica en su articulado cuando la resolución judicial debe adoptar la forma de diligencia de ordenación, providencia o auto. Genéricamente define su art. 223 las diligencias de ordenación como aquellas a través de las cuales se dará a los autos el curso que la ley establezca, limitando la facultad revisora de oficio por el Juez o Magistrado a los supuestos de nulidad por decidir cuestiones que hayan de ser resueltas por medio de providencia, auto o sentencia. Fuera de estos supuestos solo podrán ser anuladas previa impugnación de parte a quien perjudiquen, si infringen algún precepto legal, que se resolverá conforme a los previsto para el recurso de reposición.

De lo anterior podría deducirse que la LEC vigente atribuye al Secretario Judicial no solo la ordenación formal, sino también la ordenación material, como lo expresa su Exposición de Motivos, al señalar que debe encargarse de forma exclusiva de la adecuada ordenación del proceso, a través de las diligencias de ordenación.

Entendemos, no obstante, que las funciones de ordenación material quedan limitadas seriamente al disponer el art. 206 que las providencias habrán de resolver cuestiones que no se limiten al impulso procesal, sino que se refieran a cuestiones procesales que requieran una decisión, por establecerlo la ley o por derivarse de ellas cargas o afectar a derechos procesales de las partes, salvo que se exija expresamente la forma de auto.

Al consagrar ya específicamente en el orden jurisdiccional civil el impulso de oficio por el órgano judicial, salvo que la ley disponga otra cosa, dictando al efecto las resoluciones necesarias ( derogándose el principio rogatorio propio de un proceso en que, por lo general, se resuelven cuestiones que afectan exclusivamente al interés privado ), al Secretario Judicial le incumbe dar a los autos el trámite que la ley establezca, dictando diligencias de ordenación o efectuando la dación de cuenta para la resolución, por providencia o auto, de cuestiones procesales que requieran una decisión o de las que se deriven cargas o afecten a derechos de las partes.

 

2.- DACION DE CUENTA

 

Vinculada a la función de ordenación procesal, formulando a continuación, en su caso, diligencia de ordenación o propuesta de resolución, se encuentra la dación de cuenta, que se efectuará oralmente, documentándose por diligencia cuando proceda, por el orden de presentación de los escritos o por el que tomaren estado los autos respectivos, sin más anteposición que la de los que sean urgentes o tengan reconocida preferencia por la ley (art. 285 LOPJ).

Deberá darse cuenta de los escritos y documentos presentados y de las actas que se hubieren autorizado fuera de la presencia judicial, en el mismo día o al siguiente hábil ( art. 284 LOPJ).

Asimismo el Secretario Judicial dará cuenta, al día siguiente hábil, del transcurso de los plazos y de los autos que hubieren tomado estado para cualquier resolución, salvo cuando le correspondiere la ordenación del trámite (art. 285 LOPJ).

En el orden jurisdiccional civil, el art. 178 de la LEC, añade la dación de cuenta por el Secretario Judicial a la Sala, Ponente o Juez, de las diligencias de ordenación que se hubieren dictado, así como permite la delegación de la función de dación de cuenta en un funcionario del órgano judicial.

 

3.- EJECUCION PROCESAL

 

Junto a la decisión, documentación y ordenación del proceso, la facultad de legítima coerción o ejecución forzosa, integra la potestad jurisdiccional, ya que los Juzgados y Tribunales juzgan y hacen ejecutar lo Juzgado (art. 117.3).

La potestad de coerción se atribuye al órgano judicial en la medida en que debe vigilar y controlar el cumplimiento de los títulos de ejecución judiciales o de los extra judiciales que hubiere homologado, aprobado o despachado, en garantía de las partes afectadas para la efectividad de la tutela judicial que, como derecho fundamental proclama el artículo 24 de la Constitución.

Los actos de ejecución procesal se pueden llevar a cabo materialmente por otros órganos institucionales, p. ej: instituciones penitenciarias o por los propios órganos de la jurisdicción, p. ej: embargos, lanzamientos, étc., cumpliéndose igualmente con las previsiones constitucionales.

Atribuyéndose al Secretario Judicial el impulso y ordenación de la fase de ejecución procesal, no se vulneraría ningún principio o precepto de la Constitución, sino, al contrario, al ser integrante del Juzgado o Tribunal, por la naturaleza de las funciones que tiene encomendadas y por su dependencia orgánica, se haría tangible la efectividad de la tutela judicial, contribuyendo a centrar en tareas decisorias verdaderamente fundamentales al Juez o Magistrado.

El régimen general ya indicado anteriormente en relación a las resoluciones del Juzgado o Tribunal como impulsoras del proceso no varía, en general, en la fase de ejecución en los respectivos órdenes judiciales, debiendo acudir a la regulación de la LOPJ.

En el orden jurisdiccional civil, la vigente LEC dispone en el artículo 545.4 que las resoluciones en que se acuerde el despacho de la ejecución provisional o definitiva, el embargo o su alzamiento, que decidan sobre la oposición a la ejecución, la suspensión, sobreseimiento o reanudación de la misma, las tercerías y aquellas otras que señale esta Ley, revestirán la forma de auto. Por providencia se decidirán las cuestiones expresamente señaladas. Las demás se decidirán por diligencia de ordenación del Secretario Judicial.

 

III JEFATURA DE LA SECRETARIA

 

Corresponde a los Secretarios Judiciales ostentar la Jefatura directa de la Secretaría de la que son titulares, si perjuicio de la superior dirección de Jueces y Presidentes (art. 473.2 de la LOPJ). El desarrollo reglamentario de este precepto se lleva a cabo en el artículo 8 del RD 429/1988, de 29 de abril, por el que se aprueba el ROCSJ, donde se concreta que, como directores de la oficina judicial, ejercen la jefatura directa del personal colaborador, responden del buen funcionamiento de aquella ordenando el trabajo de sus integrantes e impartiendo al efecto las instrucciones pertinentes; velar por el cumplimiento de las obligaciones de aquellos; acordar las habilitaciones que procedan; ser oídos por los Jueces y Presidentes antes de resolver, informar o dar curso a cualquier solicitud del personal de la oficina que pueda afectar al funcionamiento de aquella; poner en conocimiento de la autoridad competente las necesidades de medios personales y materiales necesarios para su funcionamiento, dirigiendo las propuestas

adecuadas; poner en conocimiento de la autoridad competente los hechos determinantes de responsabilidad disciplinaria o penal; confeccionar la estadística judicial; en ausencia del Juez o Magistrado realizar diligencias en prevención en los casos establecidos en las leyes. Todo ello sin perjuicio de la superior dirección e inspección de los Jueces y Presidentes del funcionamiento de la oficina judicial quien, en caso de discrepancia deberá expedir las instrucciones por escrito.

Los actos de los Secretarios Judiciales en materia de estatuto del personal serán recurribles en alzada ante el Ministerio de Justicia.

Como directores de la oficina judicial están obligados a respetar las instrucciones que reciban del Ministerio de Justicia o Departamento correspondiente de la Comunidad Autónoma.

Los Secretarios Judiciales informarán en los expedientes disciplinarios del personal, cuando así lo acuerde el Instructor .

De todo lo anterior se deduce claramente que al Secretario Judicial le corresponde la jefatura directa de la Secretaría o dirección de la oficina judicial en primera instancia organizando los efectivos personales y materiales de manera inmediata y respondiendo de su buen funcionamiento, mientras el Juez o Magistrado ostentará la jefatura superior de la oficina judicial, organizando, en su caso, esos mismos efectivos por mediación del Secretario Judicial contando con los informes que le proporcione y que deberán ser recabados, pudiendo en el supuesto de discrepancia expedir las instrucciones por escrito.

En este sentido, como director superior o indirecto de la oficina judicial, el Juez o Magistrado tiene cierta potestad disciplinaria respecto al Secretario Judicial, de tal modo que éste debe responder administrativamente ante aquel, en caso de infracción leve de deberes (sanción de advertencia). Los supuestos de más grave vulneración de deberes serán exigibles ante la Sala de Gobierno (sanción de reprensión, multa y suspensión), ante el Ministerio de Justicia (traslado forzoso) y ante el Consejo de Ministros (separación).

Lo que no resulta conciliable con el estatuto legal que corresponde al Secretario Judicial, siendo por tanto jurídicamente insostenible, es que el Secretario Judicial deba responder disciplinariamente en el ejercicio de la potestad fedataria que tiene atribuida en exclusiva por el art. 281.1 de la LOPJ y que, con el carácter de autoridad, ejercen de forma autónoma e independiente, conforme al art. 1.2 del ROCSJ, debiendo quedar libre de ingerencias extrañas al desempeño de las funciones documentadoras que tiene encomendadas y que se hallan instituidas en garantía de la seguridad jurídica propugnada por el art. 9.3 de la CE.

En cualquier caso, para evitar confusiones interpretativas al respecto, que podrían mediatizar la autónoma potestad que como depositario de la fe pública se atribuye al Secretario Judicial, sería necesaria una reforma de la LOPJ y ROCSJ, derogatoria de la facultad judicial de imponer sanción de advertencia.

 

IV .AMPLIACION DE LAS FUNCIONES DEL SECRETARIO JUDICIAL

 

Constituye un sentir unánime del Cuerpo de Secretarios Judiciales, que asume y defiende el Colegio Nacional, en línea con el Libro Blanco de la Justicia, aprobado por el Consejo General del Poder Judicial el 8 de septiembre de 1997, el que deben ampliarse las funciones en la ordenación del proceso. Los Secretarios Judiciales constituyen un Cuerpo Nacional Titulado Superior al servicio de la Administración de Justicia (art. 1 ROCSJ) y su ingreso en el Cuerpo se verifica mediante la superación de una oposición de 280 temas ( o bien 1/6 de plazas reservadas para Oficiales con méritos y experiencia acreditados). La necesaria y perfectamente asumible ampliación de funciones, debería verificarse tanto en fase declarativa, cuanto en la de ejecución forzosa, reservando a los Jueces y Magistrados la función decisoria en los asuntos fundamentales del proceso, como resoluciones de recursos, cuestiones incidentales, presupuestos procesales, nulidad de actuaciones, admisión o inadmisión de prueba y aquellos que supongan limitaciones de derechos para las partes.

La doctrina científica procesalista abunda reiteradamente en esta necesidad, que resolvería gran parte del atasco permanentemente denunciado por los profesionales del Derecho, traducido en las proscritas dilaciones indebidas en muchas ocasiones, y sería acorde a la especial preparación que como técnicos tienen los Secretarios Judiciales en la disciplina del Derecho Procesal. Así, Herce Quemada, Vázquez Sotelo, Almagro Nosete, Gimeno Sendra, Moreno Catena, Pedraz Penalva, Prieto Castro, Seoane Cacharron, Tomé Paule, Martin Ostos, Calvo Sánchez, Villagómez Cebrián, Ortiz Navacerrada y tantos otros.

Asimismo, los procedimientos judiciales no contenciosos, como el acto de conciliación, los actos de jurisdicción voluntaria, el proceso monitorio y los atinentes al Registro Civil, podrían ser tramitados y resueltos por los Secretarios Judiciales, al no haber planteado un litigio entre partes, pero en cambio, si hallarse conformada por actos de tramitación procesal, comparecencias, pruebas, recursos e impugnaciones, eventual oposición, intervención del Ministerio Fiscal en cuanto estén afectados los intereses públicos o se refieran a personas o cosas cuya tutela incumba a la autoridad pública o la posible intervención del Abogado del Estado o de los Letrados de las Comunidades Autónomas y de los Entes Locales.

La vinculación orgánica y funcional de los Secretarios Judiciales en los Juzgados y Tribunales y en tareas jurisdiccionales, suficientemente descritas y razonadas, constituye otro argumento elocuente en orden a la idoneidad de ampliar sus funciones en los mencionados ámbitos procesales.

Finalmente, en coherencia con la atribución de la dirección del proceso hasta sentencia (salvo aquellas resoluciones interlocutorias limitativas de derechos), la tramitación y resolución de los actos de jurisdicción voluntaria y de Registro Civil, sería necesario encomendar la Jefatura de la Secretaría al Secretario Judicial, derogando el sistema de dirección bicéfalo que tantas disfunciones y errores interpretativos ocasiona, para permitir de este modo al Juez o Magistrado centrarse en la altísima potestad que la Constitución le encomienda, cual es la tutela judicial efectiva de los derechos e intereses legítimos, resolviendo el conflicto que se somete a su jurisdicción.

INFORMACION OBTENIDA DE LA WEB DEL COLEGIO NACIONAL DE SECRETARIOS JUDICIALES